現場主導で挑んだRPA導入
-ロボットを自ら作成して実感したRPAがもたらす効果-

RPA (Robotic Process Automation) というワードが注目されてから数年ほどが経ち、業種を問わずRPA導入を進める企業が増えてきた。多くの企業でRPAを活用した業務効率化の取り組みが進んでいる一方で、RPA導入の本質的な目的を見失うことで失敗してしまうケースも多く見受けられる。失敗に終わってしまうRPA導入プロジェクトの経緯を企業の担当者に伺うと、ある原因が浮き彫りになった――外部ベンダーとのコミュニケーションが上手くいかなかったことである。
そのような原因を踏まえて、グローシップ・パートナーズは、RPA導入による真の効果を出すためのアプローチとして、誰でも簡単にRPA開発ができるツール「ロボオペレータ」と「現場主導型」によるRPA導入アプローチを推奨している。

東京に本社を置く大手化粧品メーカー「株式会社ポーラ」の本社経理部で、グローシップ・パートナーズが販売するRPAツール「ロボオペレータ」が導入された。そして、同社ではグローシップ・パートナーズが推奨している「現場主導型」のRPA導入アプローチを採用し、経理部の担当者2名によってRPA導入が進められてきた。「現場主導型」による導入アプローチは本当にうまくいくのか、そして、RPAによってどのような効果が得られたのか――同社のRPA担当者2名に話を伺った。

簡単なRPAツールもあると知った「ロボオペレータ」：

経理部門の業務は帳票出力処理やデータ集計業務などの定型業務が一定の割合を占めており、その多くにエクセルが使われている。経理部門の業務の大半は、まさにRPAが得意とする分野であるといえるだろう。

――RPA導入の検討を始めたきっかけは何だったのでしょうか？

「社内では『ワーキングイノベーションチーム』という『働き方改革』を推進する部隊が発足しており、業務効率化の動きがありました。そのような動きもある中で、経理部員の一人が経理関連のセミナーに参加した際に、経理部門の業務改革の手段としてRPAと『ロボオペレータ』の存在を知ったことがきっかけです。」と同社RPA担当の北野氏。

――RPA導入の検討はスムーズに進んだのでしょうか？

 

同社RPA担当 北野氏

RPA導入の検討時について北野氏はこう明かす。
「システム部門に話を持ち掛けたところ、別のサーバー型のRPAツールを用いて複数部署への導入を検討しました。しかし、現場で運用するには操作が難しすぎるため、外部ベンダー抜きにはRPA導入は不可能という結論に至りました。一方、外部ベンダーに多額の導入費用を払う予算もありませんでした。その結果、経理部門が単独でスモールスタートで始められる簡単なRPAツールを探すことになりました。そこで、経理関連のセミナーでも紹介されていた『ロボオペレータ』に着目しました。」

同社の担当者の方々には、『ロボオペレータ』を検討するにあたり、グローシップ・パートナーズが提供しているRPA操作研修を受講していただいた。2時間の研修の中で、会計システムからデータ出力―出力データの転記―ファイルを添付しメール送信までの一連の処理の自動化を体験していただいた。

――RPAツールを選ぶにあたっての選定基準は何だったのでしょうか？

「操作が難し過ぎるという理由で別のRPAツールを断念した背景から、外部ベンダーに頼らず、経理部員でも操作できることがRPA導入の前提条件でした。経理部には、プログラミングができる人はいないですが、ほとんどの経理部員はエクセルであれば不自由なく操作できます。したがって、システム部門ほどのITスキルが無い人でも、エクセルをある程度使える人であれば操作ができるレベル感のRPAツールを検討していました。」（北野氏）

――数あるRPAツールの中から最終的に『ロボオペレータ』を選定した決め手は何でしょうか？

「『ロボオペレータ』に触れた際、クリックや入力など分かり易いアイコンを選んで、後はその対象を切り取るだけで済むため、『私でもできるんだ！』という印象を得たとともに、別のRPAツールと比較して、ツールに対する親近感が湧きました。
プログラミングの経験がない人でも、すぐに使い始めることができたことで『ロボオペレータ』導入に踏み込みました。」
（北野氏）

『ロボオペレータ』はプログラミングなしでもロボット作成ができるカンタンさが最大の特徴である。クリック、文字入力、キーボードといった普段使っている操作をたったの2~3ステップで設定できてしまう高い操作性もユーザーから非常に高い評価を得ている。

触れてみて感じたロボットの実用性と楽しさ：

RPA開発と聞くと、どうしてもエンジニアが行っている難しいイメージが先行し、ハードルが高いという印象を持たれる人が多いのが一般的である。同社の担当者はRPA開発を通じてのRPAに対するイメージの変化、そして、今のRPA導入の取り組みについて伺った。

――実際に業務ロボットを開発してみての感想を教えてください

 

同社RPA開発担当 坂井氏

「難しいものと捉えずに、ロボットを作るというゲームに使い感覚で楽しめました。」と話すのは同社のRPA開発の担当をしている坂井氏。

今では、クリックや文字列入力といった基本操作だけでなく、繰り返し処理や条件分岐といった複雑な処理も問題なく設定できるという。ロボット作成を仕事と捉えず、ゲームに近い感覚で楽しむことで、適度にのめり込み、新たなITスキルを自然と習得していったという。

「実は『ロボオペレータ』の設定の考え方と設定方法が自分の好きなあるゲームにすごく似ていて、それで気づいたらロボ開発にのめり込んでいました（笑）自分で設定したロボットが、思い通りに動いてくれると楽しいですし、逆に動かない場合、どうやったら、どのコマンドを使ったら動くようになるかを考えるのも楽しいと感じています。」（坂井氏）

――ロボット作成以外にもRPA関連で取り組んでいることはありますか？

「現在も引き続きRPA開発に取り組んでいます。しかし、ただ業務ロボットを作るだけではなく、今後の内部統制への対応等も見据えて、業務ロボットを適切に管理できる体制を作っています。具体的には、RPAの運用マニュアルや開発ガイドライン等の管理文書を作成することで、より効率的なRPAの開発と稼働中のロボットの運用管理を自分たちで行える仕組みを整えています。」と北野氏。

経理部という経営上重要な情報を扱う部署だからこそ、ロボットの開発だけでなく管理にも目を向ける必要があったという。そして、RPA開発経験で身に付けたノウハウを活用して、RPAの管理運用の仕組みづくりも自分たちだけで行ったのだ。

工数削減だけではない、RPA導入によって得られた変化：

実際に作ったロボットを稼働させたことでどのような効果が得られたのか？その効果はRPA導入当初に想定していたものだったのか？同社の担当者の方々にRPA導入後の変化について伺った。

――ロボオペレータ導入で通常業務の運用はどのように変わりましたか？

「普段の業務と並行でRPA開発を進めていきました。最初の3か月で6-8業務の自動化に成功しました。経理部は月末と月初に業務が集中しているのですが、月次業務の一部を『ロボオペレータ』で自動化したことで、通常業務にゆとりが生まれました。」（北野氏）。

さらに坂井氏はこう付け足す。「単純作業だが1回あたり8時間も掛かるという理由から、それまで誰も手を付けていなかった業務が『ロボオペレータ』を活用することで着手できるようになりました。自分が普段やっている業務を自動化して業務効率化を図るという発想でRPA導入を始めましたが、作業工数の関係上不可能と思われていた業務の自動化により、経理部内の業務範囲の拡大を実現することにも繋がりました。」

――ロボット開発を通して、工夫した点などありましたら教えてください

「人間の操作をロボットに覚えさせるので、開発する人の処理効率がそのままロボットに反映されます。より処理効率の良いロボットを作るために、自分の処理効率の向上に取り組みました。例えば、コピーアンドペーストのショートカット以外にも、今まで知らなかったショートカットを習得したり、今まで人がやっていた業務フローの改善を行ったりしました。」（坂井氏）

また、RPA導入開始当初、新入社員であった坂井氏。単純作業を多く任される、かつ既存の仕組みに囚われない新入社員ならではの視点で、今までアナログで行っていた作業のデジタル化を提案していったという。
「例えば、上司から指示を受けた単純業務に対して、『どうしてこんなアナログなんですか？』と上司に向かっては中々言えないですけど、『この業務、RPA化にした方が楽じゃないですか？』だったら言いやすいですよね（笑）そういう感じで、面倒だなと感じたアナログな業務を見つけたらRPA化を提案していきました。例えば、今まで全て電話で対応していた業務をエクセルとメールに置き換えることで、アナログで行っていた業務のデジタル化と効率化に貢献することができました。」

 

同社RPA導入の中心を担う北野氏と坂井氏

RPA導入の効果と聞くと「○○時間の工数削減」や「○○人分の業務量削減」といった作業時間・量に対する削減効果が注目されがちである。しかし、同社は社員がロボットという他人に業務を教える経験を通して自分の業務を改めて見つめなおすことで、業務効率化に積極的に取り組む姿勢が芽生えたという。

北野氏と坂井氏の2名で始めたRPA導入プロジェクトは、規模を拡大し、現在は6名体制でRPA導入・業務効率化に取り組んでいるとのこと。

「ロボットの動作イメージを他の経理部員に見せることで、経理部内でもRPAの注目度は高まっています。今では多くの社員から『この業務RPAで処理できない？』といったリクエストをもらうようになっています。その関心の高さに伴い、RPA開発に興味のある人も募り、現在は6人体制で業務効率化に取り組んでいます。」（北野氏）

業務効率化にRPAを積極的に活用している同社の経理部。システム部門やITベンダーに頼らず、現場主導でRPA導入に取り組み、ロボット作成をむしろ楽しむ姿勢でRPA化適用範囲の拡大を進めている。
そして、従来言われているRPAによる工数削減効果に留まらず、社員たちの業務効率化への姿勢やITスキル向上も同時に実現している同社の今後の業務改革の展開が楽しみに感じたインタビューであった。