【総務部のRPA導入】活用事例とポイントをご紹介 | グローシップ・パートナーズ株式会社

1. 業務効率化を促進するRPAとは
2. RPAの対応範囲
3. 総務部のRPA導入事例
4. RPA導入で失敗しないために
5. 総務部で効果を発揮するRPA

業務効率化を促進するRPA

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automation の略語で、画像認識、音声認識、AIや機械学習などの認知技術を駆使し、定型業務の自動化・効率化を実現することを目的としたソリューションです。PC上のファイルやアプリ、インターネット上のサイトやシステムへの操作をソフトウェアロボット（RPAロボット）へ記録することで定型的なオペレーションを自動化することが可能になります。
営業事務や経理、人事、総務などのバックオフィス業務を中心とした非効率な労働集約型業務をRPAで効率化し、コスト削減、業務品質向上、生産性向上を実現します。

RPAを導入するメリット

総務のようなバックオフィス部門と相性が良いとされるRPAですが、総務の業務をRPAによって自動化することのメリットは主に以下の3つが挙げられます。

• 業務ミスによるリスクを軽減

従業員の個人情報から顧客からの注文データ、企業の決算情報など幅広い情報を扱う総務にとって、作業の誤りは企業の売上損失、データ流出など大きな問題にも繋がりかねません。しかし、慎重に行いすぎると、業務が溜まり、担当者のストレス・集中力低下を引き起こし、余計にミスが起きやすい状況を招くというような負のループが発生してしまいます。そこでRPAを導入することで、多くの定型業務を正確な動作のロボットに任せ、人のダブルチェックも容易となるため、従来よりもミスを減らし、安心して業務遂行が可能となります。

• 業務スピードの向上（期限の前倒し）

業務遂行スピードは担当者の能力や熟練度、その時の集中力などによって差異が出てきます。しかし、RPAは常に一定以上かつ人の処理よりも高速に作業を遂行することができるため、従来よりも確実に期限通りに業務を完了させることが出来ます。むしろRPAは休息を必要ないため、終業後の深夜から社員の皆様が出社する朝まで作業を継続することができるので、これまで以上に期限を前倒しにしてタスクをこなすことも可能です。

• 業務時間削減、生産性の向上

RPAによって業務を自動化・効率化することで、業務時間を大幅に減らし、残業時間の削減や労働環境の改善が期待できます。また総務の担当者は空いた時間を使って、本来取り組むべき職務へ注力することができるようになります。総務であれば、企業の根幹として、社員の声に耳を傾け、働きやすい環境づくりや制度の見直しなど、より企業の変革や体質改善につながる取り組みにも従事していけるでしょう。

バックオフィスの中でも総務部は他部門よりも企業全体に関わる事務作業や手続きを広く担っていることから、RPAが活躍できる範囲も非常に広く、活用の効果も大きいとされています。

RPAの対応範囲

RPAが得意とする業務の特徴

総務部にはRPAが活躍できる分野は多くありますが、RPAはどんな作業でも自動化できるわけではありません。 RPAロボットは以下のように「繰り返し行っている」「データ化されている」「ルール化されている」といった特徴を持つ作業、いわゆる”定型業務”を得意な領域としております。
RPAは決められた操作、処理順序によって動作するプログラムのため、このような定型業務が得意とされています。

RPAの苦手な領域

一方で、臨機応変な判断が求められる分野や数百、数千にも及ぶパターンが想定される業務は得意ではありません。またデータ化されていない、つまり紙帳票を扱った業務もRPAだけでは情報の読取りができないため、行うことができない作業となります。
ただしこれらの業務もAIによる高度な判断やパターン分析、OCRによる紙の電子化といった技術と連携することで、RPAが対象とする業務範囲を拡大することも可能です。

総務部のRPA導入事例

総務部門が抱える業務は、株主関連業務や福利厚生業務など会社全体に関わる社内手続きに関連する業務が多く、そのほとんどで処理ルールが確立されていることが多いです。 つまり、RPAが得意としている”定型業務”が多く存在しているのです。

事例1 備品の管理業務

不動産会社のA社では、ECサイトでペンやノートの備品注文を行い、備品管理台帳に記入を行う作業を自動化しています。導入前は、備品管理台帳への対象の備品の残数を記録し、記入内容から補填が必要な備品の確認、ECサイトでの注文、注文情報を元にした備品管理台帳の更新を手作業で行っていました。注文情報の確認や備品管理台帳の記入項目が多いことから処理に時間がかかり、確認・記入ミスが多発していたことが問題でした。
そこで、備品の残数確認までを担当者が行い、後工程の注文および注文情報の台帳への記入をロボットに行わせるように役割分担しました。 その結果、業務時間を削減し、転記ミスを無くすことに成功しています。

事例2 有給休暇システム登録業務

コンサルティング会社のB社では、社員から受けた有給申請の情報を基幹システムへ登録する業務を自動化しています。以前では、社員から有給申請を受領し、内容を確認して人事システムへの登録、申請者へ承認メールを送信していました。しかしながら、申請が来る毎に業務を行う必要があるため、他の業務を行っていても当業務のために中断してしまうことが課題でした。
そこで、業務フローを変更してRPAを導入することで、定期的に自動で有給申請を確認して登録するようにしました。 結果として、業務をまるごと自動化したため、他の業務を中断することなく、本来行っていた業務に集中して行えるようになっています。

事例3 株主情報の収集

システム開発会社のC社では、RPAを活用し株主総会前の招集通知対象者の情報を収集してメールを送信する作業を自動化しました。基幹システムに表示される株主リストから株主総会の対象者を抽出、対象者リストを作成、対象者へ招集通知メールを作成・送信します。株主や関係者が増減することから確認に時間が掛かってしまうことや業務量が安定しないことが担当者に負担をかけていました。
そこでRPAを導入して、招集通知の対象者を株主リストから選別して、メール送信までを自動化しました。業務効率化だけでなく作業の平準化も実現しています。

事例4 メールからの注文処理

製造メーカーD社では、メールで受信する注文情報を販売管理システムへ入力し、手配から発送完了メールの送付までを総務の担当者が実施していました。毎日数百件もの受注を手作業で入力・確認した上で、購買手続きまで行っていたため、かなりの工数がかかると同時に、単調な作業の繰り返しであるため、担当者にもストレスのかかる業務でした。
RPAを導入したことで、入力や購買手続きにおける工数は削減でき、人は注文情報が正しく入力されているか確認するだけでよくなりました。

事例5 従業員の入退社・異動・出向データの入力・更新

サービス会社E社では、従業員の入退社・異動・出向といった人事配置が変更されるたび、Excelでの従業員名簿・管理表の更新と人事システムへの変更と二重で作業が発生し、担当者に大きな負担をかけていました。
そこでRPAによって、これらを効率化し、担当者は処理後の情報をチェックし、必要に応じて修正するだけでよくなり、大きく負担が軽減されました。

その他にも人事異動による情報更新や社内問い合わせ対応など様々な総務業務でロボットが活躍しております。

総務、人事、経理など管理部門でのRPA導入について、導入のポイントや最適なツールのご紹介も交えて以下のセミナーでも詳しく解説しております。

管理部門向けRPAセミナー

総務、人事、経理など管理部門で最適の導入アプローチとは？導入へのポイントや導入事例などを交えて解説します。

RPA導入で失敗しないために

RPA導入のポイント

ここまでRPAと総務業務との相性の良さや実際に自動化された総務の業務例などをご紹介してきましたが、最後にRPA導入する際のポイントも解説します。

1. 現場担当者が主体となるRPA導入

RPAのようなITツールを導入する際、通常は自社のシステム部やITベンダーのような専門家に頼ることが多いでしょう。
しかしこのような専門家や技術者に依存していると、導入におけるスピードやロボットの品質が損なわれてしまうことがあります。
そこでRPAの場合、ツールの簡便さや手軽さを活かして、総務業務を熟知している現場担当者が主導となり、ロボット作成を行っていく導入方法が最適解と言われています。詳しい導入方法やメリットは以下の記事で解説しているので、是非ご参照下さい。


成功率90%超！現場主導のRPA導入アプローチ
現場の担当者が主導するRPA導入はなぜ成功しやすいのか？導入のメリットや注意点も含めてご紹介します！

 

2. シンプルな業務から自動化、徐々に範囲拡大

いきなり実務レベルの業務にてロボット作成を試みてしまうと、まず何から着手すべきか分からない、途中でつなづいてしまう等、自分には難しいと感じてしまうことがあります。
何事も基本から少しずつ学ぶことが重要で、まずはトレーニングキットなどで自己学習しつつ、実際の業務でも一番シンプルな作業を切り出し、一部分でも自動化を実現するところから始めましょう。少しずつRPA開発に慣れながら、実際にロボットを動かしたりすることで、RPAの特徴や機能へ理解を深められるでしょう。
このように基本的なスキルやノウハウが習得できましたら、より複雑な業務への適用にも挑戦していき、どのような業務でも自動化できるよう徐々にマスターしていきましょう。

 

3. 扱いやすいRPAツールを選定

現場でのRPA導入であれば、プログラミング知識が不要かつ簡単で扱いやすいRPAツールを採用する必要があります。特に画面上で操作したい箇所を切り取るだけで簡単に設定できる画像認識の機能を搭載したものや手軽に導入できるデスクトップ型のツールが適しています。
豊富な機能に加え、直観的な操作感を追求した『ロボオペレータ』であればアフターサポートも充実しているので、おすすめです。

現場に選ばれるRPAツール「ロボオペレータ」とは？

「ITに詳しくない現場担当者が自分たちで業務自動化やRPA開発できるように」とのコンセプトで開発されたRPAツールで、分かりやすい画面構成で操作設定が容易なことが特徴です。

　
• プログラミング知識は不要！初心者でも簡単なマウスやキーボード操作でロボットを作成！
　
• 画像認識搭載でOffice製品、クラウドシステム、レガシーシステム等、すべてのアプリが操作対象
　
• 月額単位の契約で安心のスモールスタートも可能！（無料トライアルも実施中）
　
• 充実のサポートメニューでRPA導入の成功を後押し！初心者の方でも安心して利用開始可能！

RPAツール『ロボオペレータ』

直観的な操作で”誰でも簡単”に業務を自動化できるRPAツールです。簡単なのにサポート充実、現場の方から選ばれる製品となっています。

総務部で効果を発揮するRPA

これまでの解説で総務部門にとってRPAが高い効果を発揮できることはイメージいただけましたでしょうか？
RPAを導入・活用いただくことで総務部の業務品質向上を促すだけでなく、現場の生産性向上にも期待できます。

また企業DXを実現する要素として、社員全体のITリテラシー向上がカギとも言われております。
ポイントでもご紹介したような現場で主導するRPAの場合、ロボット作成を通じて、現場担当者はITにおける基本的な考え方や思考を身につけることができます。これらはITリテラシー向上や業務効率化への意識改革などが促進し、いずれは業務改革やDX推進への礎になることも期待されます。

なお、RPAによって、総務の仕事がなくなるのではないかと思われることもありますが、そのようなことはありません。
RPAは指示された作業しか行えないので、従来通り高度な思考を必要とする総務の核となる業務や管理業務・マネジメントは引き続き人が対応していく必要があります。もしくは先にも述べたようなITリテラシー向上により総務の人材が今後はRPA拡大やその他ITプロジェクトで活躍する可能性もあるでしょう。

このように社員が業務を円滑に行えるようにサポートする総務部へRPAを導入することは、部門レベルではなく会社全体レベルで業務効率化を実現すると言っても過言ではありません。企業の支えである総務へのRPA導入を実現することで、その効果は大きく発揮できるのではないでしょうか。

RPA事例・記事ページ

【人事部向け】RPAの導入・活用で実現する生産性向上

RPAが得意とする業務が多くあり、導入効果が期待できる人事でのRPAについて、導入事例を交えながら解説します。

【経理部門へのRPA導入事例】現場主導で実現した業務自動化

経理部において実際にRPAが導入された事例を、業務の特徴やRPAの得意分野と照らし合わせながら解説します。

RPA関連セミナー

RPA導入WEBセミナー

業務担当者主導のRPA導入アプローチについて、進め方やポイントについて詳しく解説しております。また、当アプローチに適したRPAツール「ロボオペレータ」も紹介しております。

管理部門向けRPAセミナー

総務、人事、経理など管理部門で最適の導入アプローチとは？導入へのポイントや導入事例などを交えて解説します。

グローシップ・パートナーズでは総務部門に適したRPAツールのご提供、ロボット開発支援、自社開発に向けた体制作り、教育サポートなど幅広くRPAの導入をご支援しております。
本記事、RPA導入やRPAツール「ロボオペレータ」に関する問い合わせは、下記のメールアドレスまでご連絡ください。

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RPA担当　rpasupport@growship.com