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コラム

【RPA】総務部RPA導入事例

RPA(Robotic Process Automation)とは、ロボットで業務を自動化するツールであり、業務効率化を可能にするソリューションとして注目を集めています。特に、昨今の「働き方改革」によって、RPAを活用する企業が一気に増えています。

ただ一方で、RPA導入の具体的なイメージが思い浮かばないという声もよく聞きます。また、経理や人事といった部門は事例が多くありながら総務部の導入事例はあまり公開されていません。しかしながら、総務部には多くのRPA対象となりうる業務が数多くあります。そこで今回は、総務部のRPA導入事例をご紹介していきます。

RPAで自動化できる総務の業務とは

RPAの得意分野をまとめた表を以下に示します。

処理内容 概要 活用事例
データ入力・修正 システム内のデータを取得し、他の媒体にデータを入力する。
または、取得したデータの修正、更新を行う。
Excelより取得したデータを業務システムに入力する
データ照合 入力されたデータと別のデータの比較、または、チェックを行う。 Excelに入力されているデータと業務システムに表示されているデータが一致しているかを確認する
データ出力 別システム経由のデータ出力、印刷指示を出す。 業務システムからダウンロードしたファイルを印刷する
アプリ実行 普段、人が行うようにシステム内のボタンをクリックして、システム処理を実行する 定期的にシステムを起動して、システム内のボタンをクリックして処理を実行する

このようにRPAの得意分野は、定型的に行う処理と言えます。言い方を変えれば、ルールやマニュアルが明確な処理が得意と言えます。また、上記の表で挙げたこと以外にもRPAロボットの特徴として、一度記憶した業務はミスなく忠実にこなす点が挙げられます。つまり、正確性が必要とされながら、大量の処理を行う必要がある処理も得意分野であると言えるでしょう。

したがって、マニュアルが整備されているような定型業務は自動化に向いています。そして、総務部門が抱える業務は、庶務業務や福利厚生業務など社内の手続きに関連する業務が多いためマニュアルが整備されています。すなわち、RPAが得意としている定型業務が多く存在していると言えます。

総務部門のRPA導入事例

・備品管理台帳の更新
インターネットサイトで備品の注文を行い、備品管理台帳に記入を行う作業です。備品注文履歴の確認や備品管理台帳の記入項目が多いことから業務に時間がかかり、ミスも多く起きていました。
そこで、RPAで備品注文後の作業をロボットに行わせるようにしました。その結果、業務時間を削減し、転記ミスを無くすことに成功しました。

・福利厚生業務
社員から有給申請があった際に、基幹システムへの登録を行う業務です。発生ベースで業務を行うため、他の業務を行っていても当業務のために中断せざるを得ない状況がありました。
そこで、業務フローを変更してRPAを導入することで、定期的に自動で有給申請を確認して登録するようにしました。結果として、業務をまるごと自動化したため、他の業務を中断することなく、集中して行えるようになりました。

・株主情報の収集
株主総会前の招集通知対象者の情報を収集してメールを送信する作業です。多くの株主や関係者が日々変わるため、業務量が激しく増減しており、確認作業に多くの時間を費やしていました。
RPAを導入して、招集通知の対象者を株主リストから選別して、メール送信までを自動化しました。それによって、業務効率化だけでなく作業の平準化も実現しました。

総務部とRPA導入


本記事では、総務部へのRPA導入事例を紹介してきました。今回紹介したこれらの業務に共通していることは、やはり「ルールやマニュアルが明確な処理」です。繰り返しにはなりますが、手続き関連が多い総務部の業務は、「ルールやマニュアルが明確な処理」を伴う業務が多くあると言えるため、RPAの対象業務として適しています。

また、RPAの導入を成功させるには、上記の表で示したようにRPAの得意分野をよく理解しておく必要があります。手当たり次第に業務をRPA化しようとロボットを作成しても上手く動作せず、思うような結果や効果が出せなくなります。したがって、総務部の業務を事前に洗い出して「ルールやマニュアルが明確な処理」を中心にRPA化していくとより成功に近づいていきます。

最後になりますが、今後、RPAによる業務効率化がどんどん進んでいくと考えられます。ゆくゆくはRPAを入れていることが当たり前になっていくでしょう。また、業務効率化によるコストダウン効果でなく、高付加価値業務への集中もRPA導入メリットの一つとして注目されていきそうです。

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