【RPA】【導入事例】経理部門主導で実現したRPA導入による業務自動化 | グローシップ・パートナーズ株式会社

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【RPA】【導入事例】経理部門主導で実現したRPA導入による業務自動化

「RPA」とは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称で、ソフトウェアによる定型業務の効率化を目的としたソリューションを指します。近年の「働き方改革」の取り組みに伴い、様々な企業が経理や総務、人事といったバックオフィス業務に対して積極的にRPA導入を進めています。

RPAは、普段人が行っている定型業務をソフトウェアロボットに記録させ、定型業務を自動化するものです。業務をソフトウェアロボットに引き受けてもらうことで、例えば、大量のデータを取り扱う単純業務を正確かつスピーディに処理することが可能になります。さらに、一部のRPAツールは、プログラミングを必要とせず、現場の業務担当者主導で導入を進められる点もRPA導入が進んでいる要因の一つです。そのため、定型的な業務が多い経理部、総務部、人事部などで積極的に導入が進んでおり、業務の作業時間が1/4に低減された、あるいは半減されたという事例も多くあります。

そんな中、大手化粧品会社の経理部は弊社が提供するRPAツール「ロボオペレータ」の導入に踏み切り、経理部員主導でRPAを活用した業務改革を進めてきました。

本記事では、同社の取り組み事例を基に「ロボオペレータ」の特長やRPA導入効果、RPA適用可能な経理業務について紹介します。

ロボオペレータロゴ
  • 業務ユーザ部門でロボット開発が可能な
    直観的で分かりやすい操作性
  • 定番のソフトからレガシーシステムまで
    すべてのアプリが操作可能
  • 1か月1ライセンスから利用可能、PCにインストールするだけ、
    スピーディーかつお手軽な導入が実現

経理部員が使いこなせるRPAツール「ロボオペレータ」


経理業務はシステムへのデータ入力作業やデータ集計・照合作業といった大量のデータを扱った定型的な繰り返し業務が含まれており、RPAが得意とする部分が多くあります。

同社は経理部内で業務効率化を進めており、定型業務が多いという課題に対する解決策としてRPA導入の検討を始めました。
同社経理部の担当者が、いざRPAツールに触れてみると経理部員が操作するには難しすぎるという声が上がりました。例えば、シナリオ作成にプログラミングのスキルが必要であり、簡単なログイン処理一つとっても時間がかかっていました。そのため、業務効率化のために余計な工数をかけてしまっては本末転倒であるという懸念がありました。

経理部員でも簡単に操作できるRPAツールはないだろうか――そこで出会ったのが「ロボオペレータ」でした。

「ロボオペレータ」は、マウスやキーボード処理の操作対象をドラッグアンドドロップで画像指定して設定できるため、複雑なプログラミングは一切必要ありません。さらに、PC画面上のアプリケーションはすべて操作可能である点も魅力的でした。

同社はグローシップ・パートナーズが提供する2時間程度の基本操作研修を受講し、基本的な操作を身につけ、実際に自分の業務に対して業務ロボットを作成してみました。直観的な操作で入力処理、帳票出力などの単純作業を自動化することができ、「これなら経理部員でも使いこなせそうだ」という感触を得たそうです。

自分たちでも使いこなせる簡単な操作に加えて、「ロボオペレータ」を選定する決め手となったのは、月単位で契約ができる利用体系と、UI・サポートともにすべて日本語である安心感でした。

以上の理由から、同社は1ヵ月の無料トライアル期間を経て「ロボオペレータ」の導入を決めました。

①会計システムからの帳票出力業務を自動化


同社の担当者は、まず、会計システムからの帳票出力業務の自動化に着手しました。会計システムにログインし、普段行っている通りの出力条件をクリックで選択し、帳票出力をするまでの作業です。最初にデータ出力業務に着手した理由は、システムへのデータ登録といった業務はミスが許されないため最初のロボットとしてはリスクが高いと感じたからです。まず、運用リスクの低いデータ出力作業から着手し、ロボット運用の効果を確かめていくことにしました。該当作業は単純なクリックを入力作業のみであるため、1~2時間程度でロボット作成が完了しました。

最初は簡単な出力条件を設定し、指定したデータを出力するのみのロボットでありましたが、現在は取引先ごとにことなるデータを出力し、出力したデータのファイル名に取引先と日付を指定のフォルダに保存するまでの処理を自動化しています。

②データ集計および分析業務を自動化


次に同社が自動化に取り組んだ業務は、複数のファイルを一つのエクセルファイルに取り込み、取り込まれたデータの集計および分析をする業務でした。経理部門はエクセルを使用する業務が大半であるため、エクセルとの融和性は非常に重要なポイントでした。担当者は普段からショートカットキー(Ctrl+CのコピーやCtrl+Vのペーストなど)を多用していたため、普段使用しているショートカットキーの操作をロボットに記録させました。普段通りの方法をロボットに記録し、一連の業務を自動化しました。該当業務を自動化した結果、それまで1時間かかっていた工数が約1/4に削減されたことに加え、入力ミスも削減されたことで業務品質の向上にもつながりました。

経理業務とRPAの相性


経理業務をはじめとするバックオフィスは日々多くの定型業務を抱えています。しかし、その多くはシステム化するほどの規模ではなく、結果として今に至るまで人手に頼ることで対応してきました。昨今の「働き方改革」の取り組みに対して、即効性のある解決策としてRPAは最適であると考えております。

特に経理業務の場合、エクセルの使用頻度が高く、その処理の多くは一定の規則に基づいて行われています。「ロボオペレータ」は基本的にPC画面に映るどのアプリケーションも操作可能ですが、エクセル専用のコマンドを備えているなど、エクセルとの融和性は特に高いといえます。そのため、RPAが得意とするエクセル業務を多く抱えている経理業務はRPAの対象業務の宝庫ともいえるのではないでしょうか。

さらに経理業務は経営上大事な数値を扱っており、細かなミスも許されない処理がほとんどです。RPA導入のメリットの一つとして、基本的にロボットは入力ミスをしないことが挙げられます。小さなミスも許されない、かつ取り扱うデータ量が多い経理業務に対して、一度記録させた処理はミスなくこなすロボットの適用は、業務品質の向上に大きく貢献できるといえます。

経理業務は、定型業務が多い点と高い業務品質が要求される点からRPA導入による効果が最も高い業務の一つといえます。RPA導入によって、業務の効率化、残業時間の削減、業務品質の向上といったメリットを享受できることは間違いありません。まさに経理部門にこそRPAが必要なのです。

同時にロボットに自身の業務が奪われてしまうといった懸念も見受けられますが、データ分析や分析結果に基づいた改善策の提案など、まだまだ人間にしかできない付加価値の高い業務は多くあります。そのため、今後はロボットと人間の作業の棲み分けを行い、人的資源の最適分配を実施することが生産性向上の鍵となるでしょう。

最後に


RPAは決して難しいツールではなく、一度コツをつかんでしまえばサクサクと業務を自動化できるハードルの低いツールです。

「ロボオペレータ」を導入した同社の担当者も「慣れていくうちにロボット作成が楽しくなってきました。設定した通りにロボットが動いてくれると嬉しいです。」と話しています。作業工数削減のためのツールと構えずに、面倒だと思った業務をロボットに教えてみるぐらいの感覚で徐々に身の回りの業務の自動化に取り組んでみてください。

同社の担当者もこう明かしています。「まずはツールに触れてみることが大事。ツールを操作しながら何が自動化できて、何ができないかを見極めていくことで確実に業務自動化を進めていくことが可能になります。」

「ロボオペレータ」は操作が簡単かつ月単位で契約可能なハードルが低いツールのため、とにかく一度触ってみて効果を確かめてみることをおすすめします。

  • RPAツール「ロボオペレータ」について
    (RPAツール「ロボオペレータ」についてはこちら
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