「決め手は簡単な操作性。
開発時のサポートもレスポンスが早く非常に助かった」

1991年に創業後、不動産仲介・流通事業、オリジナルブランドの高品質な戸建やマンションの開発・分譲、タウン開発事業を数多く手掛けるリスト株式会社様では、2019年の秋からRPAツール「ロボオペレータ」を利用した業務自動化を推進している。
不動産取引において高いスペシャリティを持つ同社がなぜロボオペレータの導入に踏み切ったのか。その理由と実際の導入の進め方、今後の展望について、同社IT事業部課長の荒籾武志様にお話しを伺った。

――RPAを導入しようと決めた背景はどういったものですか？

以前から働き方改革や業務効率化を考えていました。業務自動化、RPAの導入は、事務作業やバックオフィス業務に適用されることが多いですが、不動産会社として営業はお客様へのアプローチ、お客様対応に特に注力できるようにと『攻めのためのRPA』として営業の作業の自動化を進めることにしました。営業の業務の中には、契約書などの資料作成、不動産のインフラ調査や査定報告書の提出などの煩雑で手間がかかる業務が多くあります。その負荷を減らすことで営業担当者が核となる接客業務に集中できるようにすることを目的にしました。そのため、現場の営業スタッフが簡単に使えるようなツールである必要がありました。

――ロボオペレータを選んだ決め手はどういったものですか？

ロボオペレータを選んだ決め手はシンプルで使い勝手の良いインターフェースでした。
プログラミングなどのITの専門知識がなくても簡単にカスタマイズできる点がよかったです。
また、月ごとのライセンス契約が可能なため、うまくいかなければすぐ止められるという安心感も導入に踏み切りやすかったです。

――自動化する業務の選定の苦労はありましたか？

導入当初は時間、コストの大幅な削減を目標に設定していたので、まずは各業務にかかっている時間の調査から始めました。しかし、営業の現場から自動化要望が挙がった業務は、実際にはさほど時間がかかっていないというケースもあり、何十件も効率化の要望が挙がっている中、業務時間削減の具体的な目途がなかなか立ちませんでした。
また、時間のかかっている業務から順番に自動化に取り掛かってしまったため、うまく自動化できない業務もありました。

――具体的にどのような業務を自動化させたのですか？

主に2つあります。1つは売却査定依頼に対しての報告書の作成です。物件のオーナーに向けて50ページほどのボリュームの査定報告書を作成するのですが、手作業で行うと大幅に手間と時間がかかってしまっていました。
ロボオペレータを活用することで、複数のウェブサイトから情報を集め、周辺環境や類似した物件の概要の取り纏めを行い、自動で報告書の作成ができるようになりました。

2つ目は、物件オーナーに対しての営業の状況報告です。オーナーからお預かりした物件に関して、問い合わせ件数や案内結果などに関する状況報告書を提出します。多くの物件をお預かりしているので、全体で作成にかかる時間、コストを削減したいと思っていました。
ロボオペレータを導入することで、顧客管理システムと連動して、状況報告書をすぐに作成できるようになりました。

他には、定常的な業務以外のところで、レポート作成のためのデータ抽出作業やデータ移行などの突発的な細かい作業も都度RPAを活用しています。

開発はどのように進められたのでしょうか？

プログラマとしての専門知識を持ち合わせていなかったIT事業部の社員2名、アルバイト1名が他の業務と兼務で開発を進めました。現場の営業スタッフから業務の内容についてヒアリングし、ロボットの用途を具体的に定義した上で開発に取り組みました。開発の途中で営業スタッフへの確認をしていなかったので出来上がったと思っていたロボットに、多くの意見が出たので、作りながら都度共有をしていけばよかったと今では思っています。

開発の中では、思うように動かないことや設定の方法が分からないことがありましたが、GSPに問い合わせるとタイムリーに対応していただけたので、それほど大きなトラブルなく開発を進めることができました。

――導入後、現場からの声は、ありましたか？

ロボットそのものへの要望や意見は特にありませんが、アウトプットに対しての改善の意見や報告書の見やすさに関する要望は上がってきています。ロボオペレータを応用して、業務に役立てていきたいという意見も出てきています。
特に営業補助のスタッフの目に留まりやすく、単純作業の自動化への要望も出てきています。

――今後のロボオペレータの展開について教えてください。

運用中のロボは一部の店舗にしか導入していないため、導入店舗を徐々に増やしていきたいと考えています。
また、今後もバックヤードよりも営業担当者がよりお客様に接する時間を確保できるように、営業の準備作業や後処理作業を自動化させていこうと思っています。

――最後に一言お願いいたします。

プログラミングに明るくない自分であっても簡単に操作でき、RPAによって本来やるべきことに集中できるようになりました。
率直に言うと、導入時には、不満、不安だった機能があったのですが、バージョンアップにより改善されたので安心しました。新しいライセンス認証方式によって、毎月のライセンスキーの更新作業がなくなったのも大変助かりました。