RPA不動産業界導入事例 | グローシップ・パートナーズ株式会社

不動産業界RPA導入事例

不動産業界のビジョンと求められる業務効率化

2018年に国土交通省から令和時代における不動産業界のビジョンがまとめられた『不動産業ビジョン2030』が発表されました。当資料によると人口減少と技術発展による急激で大規模な市場変化やESG投資、クラウドファンディングの規模拡大による市場成長が予想されています。不動産会社が変化に対応して成長していくためには、AI、IoT、ロボット等の最新IT技術を活用して、生産性の向上や新規ビジネスを創出していく必要があると言っても過言ではありません。

こうした背景があるにも関わらず、不動産業界でのIT投資は他業界と比べてあまり行われていないのが現状です。その理由として、対面営業を主流としたビジネスモデルであったことに加えて、不動産業に従事する年齢層が高くITリテラシー自体が成熟していなかった点が挙げられます。しかし、今後は人口減少や少子高齢化により人材が減り、業務効率化と市場変化への対応が求められるため、積極的なIT活用が必須です。

特にRPAツールの導入は、既存システムの改善やリプレースに比べて安価に抑えることができ、かつ短期間で効果を上げることができます。 RPAを導入することで、業務自動化・効率化を実現し、より高い価値を創出する業務への人材投下が実現可能です。不動産業務は日々繰り返し行う定型業務が多くあるため、RPAと相性がよく、導入する企業が着実に増えてきています。

不動産業界のRPA導入事例

WEB上の物件情報収集業務
自社開発の物件を販売しているデベロッパーのＡ社では、自社物件の適切な相場感を把握するため、近隣物件の情報をExcelに記入する業務を行っています。物件情報サイトにアクセスして近隣物件の情報を収集しますが、場所や間取り、設備、構造など細かく検索条件を指定するため、時間と手間がかかっていました。さらに物件情報は日々変化していくため、毎日数十～数百件もの情報収集を行う必要があり、担当者にとって大きな負担でした。

RPAツールで作成された物件情報収集ロボは、毎日決められた時間に物件情報サイトにアクセスして物件の検索、情報収集を行い、収集した情報をExcelに転記して担当者へメールで送信します。 RPAで業務を自動化した結果、業務負担削減だけでなく、担当者が収集したデータのより深い分析やそれに基づいた営業戦略の策定に注力できるようになりました。

自社WEBサイトへの物件情報掲載業務
不動産仲介会社のB社では、仲介物件の情報を自社のWEBサイトへ掲載する業務を行っています。導入前は、担当者が手作業で物件管理システムから掲載する物件情報を取得して、住宅情報サイトに入力していました。しかしながら、物件管理システムの検索条件や物件情報サイトへの情報登録など入力処理ステップが多く、掲載する物件情報が時期によってバラバラであり業務量が安定していませんでした。そのため、担当者に負担がかかり、他の業務を圧迫していました。

RPAツールを活用して物件管理システムからWEBサイトへの転記作業を自動化し、最終チェックのみを担当者が行うように業務フローを変更しました。その結果、業務量を削減して担当者の負担を減らすことができ、最終チェックの作業量が予測できることから作業量の平準化も実現しています。

テナント申込情報の契約書作成業務
不動産仲介会社のC社では、顧客から受領したテナント申込情報を契約管理システムに入力して契約書面を作成する業務を自動化しました。顧客から届いた申込メールを参照し、申込対象の物件が自社管理の賃貸物件か仲介物件を判断して、契約書面の記入内容を変えて処理する必要がありました。しかしながら、業務担当者がメールを目視して確認し、手作業でシステムに入力していたため、確認ミスや入力ミスなどが発生しており、業務品質の低さが課題でした。

RPAを活用して、ルールに基づく申込情報の判断やその後の入力作業を自動化することで、業務効率化だけでなく入力ミスの削減も実現しています。

メール記載のセミナー参加情報を基幹システムへ登録する業務
不動産投資を手掛けているD社では、定期的に不動産投資セミナーを開催しています。顧客から申込メールを受けて、申込情報を社内データとして基幹システムに登録していました。処理自体は単純な転記作業ではあるものの何度も繰り返して行うため、担当者にとっては大きな負担でした。

RPAを導入して、申込メールの内容を基幹システムに自動転記し、取得したデータをリスト化して担当者にメールで送付する作業を自動化しました。その結果、担当者は基幹システムに登録された申込情報の確認を行うだけでよくなり、業務負担の減少を実現しています。

不動産業界とRPAのこれから

各事例の業務に共通していることは、ルール化、データ化されており、繰り返し大量に行っている点であり、これらの特徴を持つ業務はRPA導入による効果が出やすいと考えられています。また、不動産業務は明確なルールが決められていることが多く、業務の電子化が進んできているため、RPA導入の効果が期待できるでしょう。今後の成長を実現していくために、労働時間削減や高付加価値業務への集中を行っていくことが重要です。そのため、成長していく基盤としての業務効率化のために、RPA導入が必要になっていくと考えられます。

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