管理部門が主導する理想的な業務自動化とは？ | グローシップ・パートナーズ株式会社

管理部門における理想的なRPA導入とは

昨今、在宅勤務やリモートワークにより業務を取り巻く環境が急速かつ大きく変わる中で、ITを活用した更なる業務自動化・効率化が各企業に求められています。数多くあるITツールの中でも、業務自動化を実現できるツールとして注目されているのがRPAです。 RPAは、PCで行っている業務を自動化するツールであり、特に定型業務の自動化を得意としています。

RPAの得意分野

RPAはデータ化されていて、処理ルールが明確な大量に行う処理が得意であり、細かい判断を介さない定型業務の自動化に適しています。そのため、RPAは、定型業務が多くある管理部門の業務自動化にうってつけのツールです。

管理部門にはRPAが活躍できる分野は多くありますが、RPAは万能ではありません。ロボットは単純な処理や作業は代行できますが、コミュニケーションなど臨機応変に細かい判断を行うことは苦手です。

管理部門での定型業務

管理部門とは、経理・人事・総務などの会社の活動を支える重要な基盤であり、会社の重要な資産を扱う定型業務を多く抱えています。

特に経理部門では経理データの加工・作成が多く、RPAによる自動化が適応できる範囲が広いと言われており、また人事部でも採用・労務関連などの業務でも多くの作業が代行可能と考えられます。これらの業務に共通していることは、やはりRPAの得意領域を満たしていることです。

RPAを適用した業務事例

RPA導入アプローチについて

通常のシステム導入では、社内の情報システム部門が主導となり、業務担当者への業務ヒアリングが必要です。しかしながら、業務担当者はIT技術者に業務の内容を教えるために、手順書の準備や多くのヒアリングに対応する必要があり、大きな負担がかかります。また、業務変更に伴うロボット修正・改善も逐一報告を行い、再稼働まで対応を待つ必要があるケースも発生していました。

一方で、最近のRPAツールは、高度なIT知識不要でロボットを作成できるため、「管理部門」の業務担当者がRPA導入を主導できます。現場主導のアプローチを取ることで、情報システム部門に頼ることなくヒアリングにかかる時間と手間を省いて、スピーディにロボットを作成することが可能です。また業務担当者がロボット作成方法を学ぶため、業務変更に対するロボットの修正・改善もその場で容易に行うことができ、わざわざ情報システム部門に頼む必要もありません。

このように現場主導のRPA導入は、導入スピードに優れることが主なメリットですが、業務に精通している担当者がその経験や知識を反映したロボットを作成機できることが最大のメリットです。

RPAの存在意義

RPAは業務知識に精通した担当者が自力でロボットを作り、自動化していくことで導入効果を素早く確実享受することができます。導入効果として、業務コスト削減や品質向上がよくあげられますが、一番の効果は業務効率化によって空いたリソースをより付加価値の高い業務に投入し、企業の生産性を高めることです。

つまり、ロボットによって空いた時間を戦略・企画の策定など考えたり、意思決定するような業務に集中できるようになります。定型業務をロボットに任せて本当に価値がある仕事に集中することで、生産性向上が実現可能です。

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