RPA対象業務選定のコツ

働き方改革やコロナ禍で更なる業務効率化が経営課題として挙げられる中で、RPA導入が解決策の一つとして各企業で検討されています。その一方で、RPAはどのような業務に適用できるのか、RPA導入の対象としてどのような業務を選べばいいか分からないと言った声が多いことも事実です。

RPA対象業務選定のポイント

RPAで効果を挙げられる対象業務を選定するためには、「RPAの得意領域」を理解しておくことが重要です。 RPAの得意領域とは、「繰り返し行っている業務」、「データ化されている業務」、「ルール化されている業務」が挙げられます。

「繰り返し行っている業務」とは、一定のルールに従い、時に大量に繰り返し行うルーティンワークです。ロボットは人間とは違い、単純作業の繰り返しを苦痛に感じない上、業務量による作業のムラ、品質の低下も起きないため、常に安定して品質の高い業務を実現できます。

「データ化されている業務」とは、ExcelやPDF、WEB上の情報などコンピュータが認識、操作できるデジタルデータを扱う業務です。ロボットはExcelやPDF、Word等に記載されたデータを素早く読み込むことができます。また、今まではロボットが請求書や納品書などの紙帳票のデータを扱うことは困難でしたが、「AI-OCR」の登場により文字読み取りおよびデジタルデータへの変換が可能になりました。 AI-OCRを活用することで、RPAの操作対象に含めることができます。

「ルール化されている業務」とは、オペレーションの手順が明確に一定のルールで定められている業務が該当します。 RPAは、人間のような判断はできませんが、あらかじめ決められた規則やルールを忠実に守って正確に処理を行うことが可能です。

対象業務選定のコツ

対象業務を抽出するにあたり、業務が発生するタイミングに着目することで、効率的に業務を洗い出していくことが可能です。定期的に発生する業務として、日次、週次、月次、四半期毎、年次の業務を、特定のイベント発生時に実施する業務として、業務実施の条件やトリガーとなるイベントベースで業務を洗い出します。

そして、洗い出した業務の中からRPAの得意領域に当てはまる業務を抽出することで、RPA対象業務の候補を簡単に選定できます。例えば、定期的に行っている業務としては、営業事務の請求書の作成・送付などが、イベント発生時に実施する業務としては、有給申請を受領した際のシステムへの情報登録などが挙げられるでしょう。

洗い出した業務を自動化するタイミング

当社では、業務をすべて洗い出してから自動化に着手するのではなく、RPAに適した業務を見つけ次第、自力で自動化していくことを推奨しています。業務選定を素早く行い、業務担当者自らの手で自動化していくことで、本当に効率化したい業務を自動化でき、素早い導入効果の創出が実現可能です。

業務選定を素早く行い、自力で自動化するアプローチでRPA導入を推進するにあたり、誰でも簡単にロボットを作れるRPAツールの活用が必須です。当社推奨のRPAツール「ロボオペレータ」は誰でも簡単にロボットを作ることができるため、当アプローチに適しています。対象業務選定のコツを掴んで、素早く業務選定を行い、業務担当者自らの手でロボットを開発し自動化することで、RPA導入を成功に導くことができます。

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