【RPA導入事例】経理部門主導で実現したRPA導入による業務自動化 | グローシップ・パートナーズ株式会社

RPA導入事例 ~経理部門主導で実現したRPA導入による業務自動化~

 

近年、テレワーク推進や時差出勤など業務環境が大きく変わり、さらなる業務効率化が各企業の経営課題になってきました。 その結果、多くの企業が経理や総務、人事といったバックオフィスに対して積極的にRPAを導入しています。

RPAとは、普段人が手作業で行っている定型業務をロボットに記録して代行してもらうソリューションです。 RPAを活用することで、大量に繰り返す単純作業を正確かつスピーディに処理することが可能になります

以前では、RPAツールはプログラミング知識を必要としていましたが、最近ではプログラミングを必要とせず、誰でもロボットを開発できるRPAツールも登場してきました。 そのため、定型業務が多い経理部、総務部、人事部などで積極的に導入が進んでおり、その効果も着実に表れてきています

こうした中で、大手化粧品会社の経理部は弊社が提供するRPAツール「ロボオペレータ」を活用し、経理部員主導でRPAを活用した業務改革を進めてきました。

経理部員が使いこなせるRPAツール「ロボオペレータ」

経理業務はシステムへのデータ入力作業やデータ集計・照合作業といった大量のデータを扱った定型的な繰り返し業務が含まれており、RPAが得意とする部分が多くあります。

同社は経理部独自に業務効率化を進めており、定型業務が多く、集中するべき業務を圧迫しているという課題に対する解決策としてRPA導入の検討を始めました。 しかしながら、市場に出ているRPAツールを使いこなすことは、現場の担当者にとって困難でした。 例えば、シナリオ作成にプログラミングのスキルが必要であり、簡単なログイン処理一つとっても時間がかかっていました。 そのため、業務効率化のために余計な工数をかけてしまい、本末転倒な結果に終わる可能性があることが懸念でした。

そこで出会ったのが「ロボオペレータ」です。 「ロボオペレータ」は、マウスやキーボード処理の操作対象をクリック操作だけで設定できるため、プログラミング知識は一切必要ありません。 さらに、PC画面上のアプリケーションはすべて操作可能である点も魅力的でした。

同社は弊社提供の基本操作研修を受講して、基本的な操作を身につけ、実際に自分の業務に対して業務ロボットを作成してみました。 直観的な操作で入力処理、帳票出力などの単純作業を自動化でき、「これなら経理部員でも使いこなせそうだ」という感触を得たそうです。

自分たちでも使いこなせる簡単な操作に加えて、「ロボオペレータ」を選定する決め手となったのは、月単位で契約ができる利用体系と、開発画面やサポートがすべて日本語である安心感でした。 これらの点から、同社は「ロボオペレータ」の導入を決めました。

ロボオペレータの特徴

ロボオペレータロゴ
  • 分かり易い画面と直観的な操作性で簡単にロボット開発が可能

  • 1ヵ月1ライセンスから利用できるお手軽さ

  • 導入企業数1,400社、ライセンス3,000本以上導入済み

実際に導入した業務事例

①会計システムからの帳票出力業務を自動化
同社の担当者は、まず、会計システムからの帳票出力業務の自動化に着手しました。 作業としては、会計システムにログインして出力条件をクリックで選択し、帳票を出力します。 最初にこの業務を選んだ理由は、システムへのデータ登録などの処理はミスが許されないため最初のロボットとしてはリスクが高いと感じたからです。 そのため、運用リスクの低いデータ出力作業から着手し、ロボット運用の効果を確かめていくことにしました。

 

 

この作業は単純なクリックを入力作業のみであるため、1~2時間程度でロボットを作成できました。 最初は簡単な出力条件を設定し、指定したデータを出力するのみのロボットでしたが、現在は取引先ごとにことなるデータを出力し、出力したデータのファイル名に取引先と日付を指定のフォルダに保存するなどより複雑な処理を自動化しています。

 

②データ集計および分析業務を自動化
次に複数のファイルに記載されたデータを一つのエクセルファイルに転記し、集計・分析する業務を自動化しました。

 

 

担当者は、自動化する際に、ショートカットキー操作など普段行っている処理をそのままロボットに記録しました。 その結果、以前までかかっていた工数を約1/4に削減し、入力ミスも削減することで業務品質向上にも成功しています。

経理業務とRPAの相性

同社では、経理業務をはじめとするバックオフィスは日々多くの定型業務を抱えていましたが、 その多くはシステム化するほどの規模ではなく、結果として今に至るまで人手に頼ることで対応してきました。 こうした中で、比較的低コストで導入できるRPAを活用することで、簡単に業務効率化することができます。

更に、RPAは電子化され、一定のルールに従って大量に処理を行う業務の自動化を得意としています。 特に経理業務の多くは一定のルールに基づいたExcel処理を大量に行うことが多いです。

 

 

「ロボオペレータ」は基本的にPC画面に映るどのアプリケーションも操作可能ですが、Excel専用のコマンドを備えているため、Excelを扱ったとの融和性は特に高いといえます。 そのため、RPAが得意とするExcel業務が多い経理部門は、RPAの対象業務の宝庫ともいえるのではないでしょうか。

さらに経理業務は経営上大事な数値を扱っており、細かなミスも許されない処理がほとんどです。 RPA導入のメリットの一つとして、基本的にロボットは入力ミスをしないことが挙げられます。 小さなミスも許されない、かつ取り扱うデータ量が多い経理業務に対して、正確に処理できるロボットは、業務品質向上に大きく貢献できます。

経理部門には、定型業務が多く、高い業務品質が要求される点からRPA導入による効果が最も高い部門の一つといえます。 RPA導入によって、業務効率化、コスト削減、業務品質向上といったメリットを享受できることは間違いありません。

一方で、ロボットに自身の業務が奪われてしまうといった声もありますが、データ分析や分析結果に基づいた改善策の提案など、人間にしかできない付加価値の高い業務は多くあります。 ロボットを導入し、人的資源の最適分配を行うことで、生産性向上の実現が可能です。

現場主導のRPA導入

従来では、IT技術者に依存してシステム導入をする必要があり、業務ヒアリングや不具合発生時の対応に時間とコストがかかっていました。 現場主導でRPAを導入することで、スピーディで柔軟かつ、すぐに効果をあげることができます。 「ロボオペレータ」は操作が簡単であり、操作方法を学べばすぐにロボットを作成できるため、現場主導のRPA導入に適したツールです。

「ロボオペレータ」を導入した同社の担当者は、「慣れていくうちにロボット作成が楽しくなってきました。設定した通りにロボットが動いてくれると嬉しいです。」と話しています。 また、同社の担当者もこう明かしています。 「まずはツールに触れてみることが大事。ツールを操作しながら何が自動化できて、何ができないかを見極めていくことで確実に業務自動化を進めていくことが可能になります。」

「ロボオペレータ」は、初期コストが低く、トライアルも提供しているため、試しに触ってみるといった方にもおすすめです。 現場主導でRPA導入を推進し、ロボオペレータを活用することで、導入効果をより高めることができます。

お問い合わせ先

現場主導のRPA導入やロボオペレータに関するお問い合わせは、下記のメールアドレスまでお問い合わせください。
グローシップ・パートナーズ株式会社
RPA担当 rpasupport@growship.com

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