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総務部RPA導入事例

 

働き方改革やコロナ禍で更なる業務効率化が必至の経営課題になってきた背景から、RPAが解決策として各企業で検討・導入されています。 また、実際に導入して業務効率化を実現している企業では、RPAを定型業務が多い管理部門へ導入していることが多いです。

そして、管理部門の中でも特に総務部は他部門よりも大きな導入効果を上げている事例が少なくありません。 その理由は、企業全体に関わる事務を担当する部署のため、業務範囲は非常に幅広く、RPAが活躍できる分野も多いことにあります。

RPAが得意とする分野

総務部にはRPAが活躍できる分野は多くありますが、RPAはどんな作業でも自動化できるわけではありません。 ロボットは単純な処理や作業は代行できますが、臨機応変な細かい判断は苦手としています。

 

 

具体的には、データ化されていて、処理ルールが明確な大量に行う処理が得意です。 そのため、RPAは細かい判断を介さない定型業務の自動化に適しています。 一方で、商談や営業、社内でのコミュニケーションなど臨機応変な判断が求められる分野は得意ではありません。

総務部門のRPA導入事例

総務部門が抱える業務は、株主関連業務や福利厚生業務など会社全体に関わる社内手続きに関連する業務が多く、そのほとんどで処理ルールが確立されていることが多いです。 つまり、RPAが得意としている定型業務が多く存在しています。

備品の管理業務
不動産会社のA社では、ECサイトでペンやノートの備品注文を行い、備品管理台帳に記入を行う作業を自動化しています。 導入前は、備品管理台帳への対象の備品の残数を記録し、記入内容から補填が必要な備品の確認、ECサイトでの注文、注文情報を元にした備品管理台帳の更新を手作業で行っていました。 注文情報の確認や備品管理台帳の記入項目が多いことから処理に時間がかかり、確認・記入ミスが多発していたことが問題でした。

 

 

そこで、備品の残数確認までを担当者が行い、後工程の注文および注文情報の台帳への記入をロボットに行わせるように役割分担しました。 その結果、業務時間を削減し、転記ミスを無くすことに成功しています。

 

有給休暇システム登録業務
コンサルティング会社のB社では、社員から受けた有給申請の情報を基幹システムへ登録する業務を自動化しています。 以前では、社員から有給申請を受領し、内容を確認して人事システムへの登録、申請者へ承認メールを送信していました。 しかしながら、申請が来る毎に業務を行う必要があるため、他の業務を行っていても当業務のために中断してしまうことが課題でした。

 

 

そこで、業務フローを変更してRPAを導入することで、定期的に自動で有給申請を確認して登録するようにしました。 結果として、業務をまるごと自動化したため、他の業務を中断することなく、本来行っていた業務に集中して行えるようになっています。

 

株主情報の収集
システム開発会社のC社では、RPAを活用し株主総会前の招集通知対象者の情報を収集してメールを送信する作業を自動化しました。 基幹システムに表示される株主リストから株主総会の対象者を抽出、対象者リストを作成、対象者へ招集通知メールを作成・送信します。 株主や関係者が増減することから確認に時間が掛かってしまうことや業務量が安定しないことが担当者に負担をかけていました。

 

 

RPAを導入して、招集通知の対象者を株主リストから選別して、メール送信までを自動化しました。 業務効率化だけでなく作業の平準化も実現しています。

総務部とRPA導入

総務部の仕事は、社員が業務を円滑に行えるようにサポートすることであり、多くの部門に関わっていることが多いです。 そのため、総務部でRPAを導入することは、部門レベルではなく会社レベルで業務効率化を実現すると言っても過言ではありません。 会社の支えである総務部こそRPA導入を行うことで、その効果を大きく発揮できるのではないでしょうか。

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RPA担当 rpasupport@growship.com

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