人事部へのRPA導入で生産性向上を目指す | グローシップ・パートナーズ株式会社

人事部へのRPA導入で生産性向上を目指す

 

拡大するRPA市場と人事部門への導入状況

現在、働き方改革や人手不足で労働環境が大きく変化し、それに伴って各企業の業務効率化がより求められるようになりました。 そうした中で、RPAが解決策の一つとして期待され、各企業で導入が盛んに行われており、効果が出せることも証明され始めています。 そのため、RPAを導入する企業はますます増えていくでしょう。

企業内の導入状況に視点を移すと、経理部への導入が進んでいる中で、人事部へのRPA導入はあまり進んでいません。 その理由として、「人事部には紙業務が多いからRPA導入の余地はあまりない」「人事部の業務は抽象的だからロボットには難しい」などRPA導入に否定的であることが考えられます。 しかし、人事部こそRPAが得意とする業務が多くあり、導入効果が期待できる部門です。

 

RPAでできること

RPA導入にあたって事前にRPAの得意分野を知り、それに合わせた業務を選定していく必要があります。 RPAが得意とする分野は、操作対象がデータ化され、処理ルールが決まっており、大量に繰り返し行う業務です。 逆に、人間のように考えて判断するような業務はRPAが苦手な分野であり、自動化に向きません。

RPAの得意分野

処理内容 概要 活用事例
データ入力・修正 システム内のデータを取得し、他の媒体にデータを入力する。
または、取得したデータの修正、更新を行う。
Excelより取得したデータを業務システムに入力する
データ照合 入力されたデータと別のデータの比較、または、チェックを行う。 Excelに入力されているデータと業務システムに表示されている データが一致しているかを確認する
データ出力 別システム経由のデータ出力、印刷指示を出す。 業務システムからダウンロードしたファイルを印刷する
アプリ起動 デスクトップ上やブラウザ上のアプリ起動アイコンをクリックしてアプリを起動する。 一定のタイミングで業務システムの起動を行い、処理を行う

処理内容:データ入力・修正 概要:システム内のデータを取得し、他の媒体にデータを入力する。または、取得したデータの修正、更新を行う。 活用事例:Excelより取得したデータを業務システムに入力する。

処理内容:データ照合 概要:入力されたデータと別のデータの比較、または、チェックを行う。 活用事例:Excelに入力されているデータと業務システムに表示されているデータが一致しているかを確認する。

処理内容:データ出力 概要:別システム経由のデータ出力、印刷指示を出す。 活用事例:業務システムからダウンロードしたファイルを印刷する

処理内容:アプリ起動 概要:デスクトップ上やブラウザ上のアプリ起動アイコンをクリックしてアプリを起動する。 活用事例:一定のタイミングで業務システムの起動を行い、処理を行う

 

人事業務への適用事例

人事部門が抱える業務には、労務管理や給与管理などルール化された作業が多いです。 そのため、人事部門にはRPAが得意としている定型業務が多く存在していると考えられます。

労働時間のチェック(日次)
大手メーカーA社の人事部では、毎日、人事システム上で社員の労働時間をチェックし、対象者に健康診断や有給取得を促すように連絡しています。 人事システムの操作や対象者リストの作成など規則的で大量に行う単純作業は、RPAの得意分野であり、自動化が可能です。 そこでロボットが人事システムを操作して対象者の選定とリストアップを行い、担当者がリストを元に社員への対応を実施するように役割分担しました。

 

 

給与明細書のPDF取得およびメール送信(月次)
システム開発会社のB社人事部では、月次で給与明細書をPDFファイル化してメールで送付する業務を行なわなくてはなりません。 人事システム上で社員情報を一人ずつ参照して給与明細書を作成するため、膨大な作業量であり、担当者の負担になっていることが課題でした。 RPAを導入して、社員情報の取得から給与明細書作成、PDF化、メール送信までを完全自動化し、担当者への負担を削減しています。

 

 

入社・退職の手続き(都度)
化学メーカーのC社では、社員の入社・退職が発生した都度、社内システムの社員情報を手作業で更新する必要がありました。 こうした情報の更新を手作業で行うと、入力ミスが発生する可能性があり、社員からの信用問題に繋がりかねません。 ロボットが社員情報をシステムに転記して担当者が最終的なチェックするフローに変更し、導入前より正確な情報管理を実現しています。

 

 

なぜ人事部にRPA導入か

外資系大手コンサルティング会社の調査によると、人事部門における業務量の内訳は、情報収集・整理・照合やシステム入力・出力などの定型業務が80%を占めています。 このデータから人事業務のほとんどがRPA化で効果が出せる業務であると言えるため、積極的にRPAを導入することによって生産性向上を実現できるでしょう。

 

出所:デロイトトーマツコンサルティング合同会社 「人事業務におけるRPA活用」よりグラフ筆者再編集 https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/jp/Documents/human-capital/hcm/jp-hcm-hrsd-2.pdf

 

また、ロボットに業務をたくさん任せても人間の仕事はなくなりません。 人間は、戦略・企画業務といった”考える”、”意思決定する”ような業務やコミュニケーションを要する業務に集中していくようになります。 人事部門が本来行う業務は“人”に関わるため、社員と密にコミュニケーションを取ることが重要です。 しかしながら、膨大な作業に追われて社員への対応をおろそかにしてしまっては、社員満足度の低下や退職者の増加につながり、本来の役目を果たせません。 そこで、定型業務をロボットに任せて社員とのコミュニケーションに集中することで、生産性向上を実現できるようになります。

おすすめのRPA導入方法

以前は、RPAツールでのロボット開発に高度なIT知識を要していたために、IT技術者がRPA導入を主導していました。 IT技術者主導のRPA導入では、業務ヒアリングや要件定義などでコミュニケーションに無駄な時間と労力を割いてしまうことがよく起こっています。 しかしながら、誰でもロボットを作ることができるRPAツールが生まれたことで、現場の業務担当者が直接ロボットを開発できるようになりました。 業務担当者がロボットを開発することで、IT技術者とのやりとりにかかる時間と労力を削減し、スピーディなRPA導入が実現可能です。

お問い合わせ先

業務担当者主導のRPA導入やロボオペレータに関するお問い合わせは、下記のメールアドレスまでお問い合わせください。
グローシップ・パートナーズ株式会社
RPA担当 rpasupport@growship.com

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