【人事部向け】RPAの導入・活用で実現する生産性向上 | グローシップ・パートナーズ株式会社

人事部門の導入事例

人事部門が抱える業務も、労務管理や給与管理など作業フローが一定な作業が多いです。 実際に人事部門の業務でRPAによって自動化された導入事例をいくつかご紹介します。

事例1　労働時間のチェック(日次)

大手メーカーA社の人事部門では、毎日、人事システム上で社員の労働時間をチェックし、対象者に健康診断や有給取得を促すように連絡しています。人事システムの操作や対象者リストの作成など規則的で大量に行う単純作業は、RPAの得意分野であり、自動化が可能です。
そこでロボットが人事システムを操作して対象者の選定とリストアップを行い、担当者がリストを元に社員への対応を実施するように役割分担しました。

事例2　給与明細書のPDF取得およびメール送信(月次)

システム開発会社B社の人事部門では、月次で給与明細書をPDFファイル化してメールで送付する業務を行なわなくてはなりません。人事システム上で社員情報を一人ずつ参照して給与明細書を作成するため、膨大な作業量であり、担当者の負担になっていることが課題でした。
RPAを導入して、社員情報の取得から給与明細書作成、PDF化、メール送信までを完全自動化し、担当者への負担を削減しています。

事例3　入社・退職の手続き（都度）

化学メーカーC社の人事部門では、社員の入社・退職が発生した都度、社内システムの社員情報を人事部の担当者が手作業で更新する必要がありました。こうした情報の更新を手作業で行うと、入力ミスが発生する可能性があり、人事の信用問題に繋がりかねません。
ロボットが社員情報をシステムに転記して担当者が最終的なチェックするフローに変更し、導入前より正確な情報管理を実現しています。

事例4　求人媒体の更新作業（都度）

サービス会社D社の人事部では、アルバイトから正社員まで多様な人材採用に向け多くの求人媒体で募集を行っていました。通年で募集を行っておりますが、募集人数や募集内容などは時期や採用状況に応じて、変化するため、その都度それぞれの媒体ごとで修正作業が必要でした。
RPAの導入によって、Excelに記載した更新情報をすべての求人媒体へ反映する作業を自動化し、担当者の負担を軽減しました。

事例5　残業時間の入力・清算

人材サービス会社E社の人事部門では、従業員の派遣先でのタイムシートから残業時間を確認し、勤怠管理システムへ入力する作業を行っていました。タイムシートが月末にまとめて送られてくることや当作業の後に経理部門で清算業務を行う関係から期限も厳しいものでした。
RPAによってタイムシートから残業時間の抽出やシステムへの入力などを自動化し、人事担当者は確認作業だけ行うようになりました。これにより月末に発生していた残業時間も大幅に削減され、人事への精神的な負担も軽減されました。

その他にも人事部門では、面接のスケジュール入力・会議室予約、応募者への送信メール作成など採用活動での効率化や従業員のシフト管理や勤怠管理など様々な人事業務でロボットが活躍しております。

実際に総務、人事といった管理部門での最適なRPA導入方法やそのポイントを導入事例を交えて解説するセミナーを開催しております。ぜひ参考までに参加してみて下さい。

管理部門向けRPAセミナー

総務、人事、経理といった管理部門で最適な導入方法やどのようなことに気を付けて、RPAを運用していくべきか等、導入事例や注意点も交えて、ご紹介します。

RPA導入を成功させるために

RPA導入のポイント

ここまで様々な業務を自動化できるRPAと人事の相性が良いことや人事によって効果が高いことをお伝えしてきました。ここでは実際にRPA導入する際のポイントや注意点もご紹介させていただきます。

1. 人事の現場担当者が主導するRPA導入

RPAのようなITツールを導入する際、まず真っ先に自社のIT部門や懇意のITベンダーに相談するのではないでしょうか。
しかし、IT部門は基幹システムへの対応や他プロジェクトで忙しく、なかなか対応してくれず、ITベンダーからは高い見積提示を受けたなんて経験はありませんでしょうか。

昨今ではプログラミング知識も不要で現場の方でも扱えるようなRPAツールが増えてきました。
そこでRPAの場合、人事業務を熟知している現場担当者自らがRPAロボットを作成・運用していくという導入スタイルが増えています。
この現場が主導となる導入アプローチの場合、従来に比べて、スピーディーに導入、より高品質なロボットに仕上がる、柔軟かつ迅速なメンテナンスが可能といったメリットも期待できるため、最適な形とされています。
早期から業務効率化の恩恵を受けられることや現場のDX人材育成にも寄与するとし、大小問わず多くの企業でこの進め方が浸透してきました。


成功率90%超！現場主導のRPA導入アプローチ
現場の担当者が主導するRPA導入はなぜ成功しやすいのか？導入のメリットや注意点も含めてご紹介します！

 

2. シンプルな業務から自動化、徐々に範囲拡大

RPAの特徴や基本スキルを理解しないまま、いきなり難しい業務の自動化を試みてしまうと、自分ではロボット作成は無理かもしれないと感じてしまうことがあります。
ロボット作成もスポーツや勉強と同じく、まずは基礎から学んでいく必要があります。はじめはマウス操作だけで簡潔するような単純な作業や業務フロー全体の中で分かりやすい作業（一方通行な流れの部分）から自動化を適用し、RPA開発に少しずつ慣れていくことからやってみましょう。一部分でもロボットで自動化し、実際に動かしてみることで、RPAの特徴や機能について理解を深め、成功体験を積み重ねることが重要です。
実際にRPA開発への基本スキル・ノウハウを身につけることができたら、より複雑な業務にも着手したり、一部でなく完全な自動化を行うロボット作成に挑戦することで、適用範囲を徐々に拡大させていきましょう。

 

3. 扱いやすいRPAツールを選定

現場で主導するRPAについて説明した際、現場の方でも扱えるRPAツールが増えているとお伝えしました。ただし実際にはそのようなRPAツールの中でもある程度のプログラミング知識を必要としたり、企業によっては相性の悪いものもあります。しっかりと現場の方たちのITリテラシーを踏まえた上で、どのレベルのツールを導入すべきか判断することが重要です。
なお、特に画面上で操作したい箇所を切り取るだけで簡単に設定できる画像認識の機能を搭載したものや、手軽に導入できるデスクトップ型のRPAは最初の導入ステップではオススメです。
その中でも豊富な機能だけでなく、直観的で簡単な操作感を追求した『ロボオペレータ』であればアフターサポートも充実しているので、どのような方でも失敗することなくご利用いただけるでしょう。

現場から選ばれるRPA製品「ロボオペレータ」とは？

「現場の担当者が使いやすく、分かりやすいように」をコンセプトにしたRPA製品で、ITスキルに関係なく、誰でも簡単に設定できる操作感や必要な機能だけを集約しております。ユーザビリティの高さや分かりやすい開発画面により、数多くの現場ユーザ様よりご好評いただいております。

　
• プログラミング知識は不要！簡単なマウス、キーボード操作で業務自動化を実現
　
• Excelのような定番アプリから独自システムまで全てのアプリを操作対象！
　
• 月額契約により最小1ライセンス～毎月必要な分だけ契約し、最適なコストで利用可能！
　
• 充実のメニューでRPA導入をサポート！専門コンサルタントが問い合わせから相談会まで一括対応！

RPAツール『ロボオペレータ』

直観的な操作で”誰でも簡単”に業務を自動化できるRPA製品です。簡単なのにサポートも充実、国内1700社、5000ライセンスの導入実績で、多数の現場ユーザから選ばれる製品です。

なぜ人事部にRPAを導入すべきか

人事のRPA適用範囲

外資系大手コンサルティング会社の調査によると、人事部門における業務量の内訳は、情報収集・整理・照合やシステム入力・出力などの定型業務が80%を占めています。このデータから人事業務のほとんどがRPA化で効果が出せる業務であると言えます。

出所：デロイトトーマツコンサルティング合同会社　「人事業務におけるRPA活用」よりグラフ筆者再編集　https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/jp/Documents/human-capital/hcm/jp-hcm-hrsd-2.pdf

人事部のRPA導入で生産性向上

従来の人事部門ではこのような定型業務に追われてしまい、社員の働く環境の整備や人事制度の見直し実施、採用活動における面接時間の確保など本来取り組むべき業務がままならない状況に陥っておりました。

そこでRPAを導入することで、まずは多くの事務的な業務を自動化し、人事担当者のリソース確保が可能となります。またこれらは前述したように人事部門の労働環境改善にも繋がりますが、空いた時間を活用して社員と深く対話し、現場の課題を解決、ひいては社員の満足度向上や離職率低下に貢献できるでしょう。他にも多くの求職者と面接する機会を増やすことで企業にとって有益な人材確保にも繋がっていきます。

このように人事部門でRPAを活用していくことで、単に事務作業にかかっている業務時間を削減するだけでなく、本来の目的とする”人”とのコミュニケーションや課題解決に注力する時間を生み出し、企業全体でも大きな生産性向上を達成することが期待できます。

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【経理部門へのRPA導入事例】現場主導で実現した業務自動化

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RPA担当　rpasupport@growship.com